Enklere innkjøpsrutiner med Hydra

image

I varehandel er logistikk noe av det viktigste en gjør, og god kontroll på logistikken gir konkurransefortrinn og bedre økonomi. Logistikk som forretningskritisk faktor må støttes av et godt og funksjonelt system. Hydra er et slikt system, med avansert funksjonalitet som støtter logistikk i små som store selskaper.

Hydra innkjøpsmodul passer ulike roller og rutineoppsett. Enten om det bestilles varer ofte eller sjeldent, fra mange leverandører eller få, store innkjøp og mindre innkjøp etc. Hydra innkjøpsmodul fungerer også meget godt til innkjøpssjefen i større selskaper, og i små selskap hvor daglig leder gjør “alt”.

En annen fordel med Hydra er at all funksjonalitet er samlet i et system i samme admin. Daglig leder som gjør alt, logger inn i et system for å gjøre innkjøp, varemottak, kontroll varelager, behandle ordrer, plukk&pakk, jobbe med artikler, bilder, seo, etc i nettbutikken, og også samme sted for å jobbe med magasin/blogg og CMS, rapportkjøring etc. Det samme gjelder i større selskaper hvor både de på innkjøp, i webavdelingen, ordrebehandling og på lageret – logger inn i samme system og har tilgang til all informasjon de trenger ett sted.

Innkjøp er en sentral del av logistikken. Det er utfordrende å vite hvor mye en skal bestille og hvilke varer en trenger for fremtidige kundeordrer. Feil innkjøp skaper hyllevarmere som binder kapital, og gjør at en ikke har varer tilgjengelig som kundene faktisk bestiller. Og har en dato sensitive produkter kan manglende kontroll medføre unødvendig tap når utgåtte varer må kastes.

Glem Excel, manuelle notater og magefølelse – Hydra innkjøpsmodul hjelper deg til å gjøre rett innkjøp. Denne artikkelen beskriver kort hvordan deler av innkjøpsmodulen i Hydra fungerer. For informasjon om hvordan en har kontroll på lager og logistikk i Hydra anbefales også denne artikkelen: https://hydranorge.no/slik-far-du-kontroll-pa-lager-og-logistikk-i-nettbutikken


1. Informasjon som kan legges i Hydra

For at Hydra skal gi så god hjelp i innkjøpet som mulig er det ulik informasjon som er viktig å legge inn på produktene:

I produktinformasjon
– Maks og minimum antall en skal ha av en artikkel/vare
– Hydra benytter informasjonen ved automatiserte innkjøpsforslag
– Informasjonen vises også når en gjør innkjøp som vist lenger ned i artikkelen
– Hydra benytter informasjonen når innkjøp skal ha varsling på lav lagerbeholdning

– Lead time
Denne informasjonen er til god hjelp i innkjøpsprosessen. Og Hydra benytter denne informasjonen i sine innkjøpsforslag. Lead time er normal tid fra bestilling hos leverandør til den er på ditt lager
– Leverandør/Supplier
Benyttes for Innkjøpsforslag og lister sortert på leverandør



– Merke/Brand

Innkjøpsforslag og lister kan også sorteres på varemerke
– Expiry notification days
Hydra sender melding angitt antall dager før produktet utløper på dato

Leverandører og varemerker/brands
I Hydra legger en inn alle varemerker/brands (om ønskelig) og de ulike leverandørene en har med nødvendig informasjon. Innkjøp kan struktureres på ulike måter, og en kan ta utgangspunkt i både leverandør, varemerke/brand, produktkategori og enkelte produkter.

Det er også rubrikk på leverandør kortet hvor en kan legge inn grense for fri frakt. Noen leverandører har gjerne en beløpsgrense på ordre for fri frakt. Hydra benytter dette i sine innkjøpsforslag, og hjelper deg å gjøre ordrer på nivå for fri frakt.

2. Lage innkjøp i Hydra

Selve innkjøpet gjøres i Hydra modulen “Purchases”, som vist på skjermbildet nederst i denne artikkelen. Med opplysninger lagt inn på produkter, leverandører og varemerker/brands som vist over, samt salgshistorikk m.m hjelper Hydra deg å planlegge og å gjøre gode innkjøp. All nødvendig og viktig informasjon er samlet ett sted, og gjennomføring av innkjøp gjøres enkelt.

Det er flere måter å starte et innkjøp på, i dette eksemplet via menyvalget “Items list”, som ligger under modulen “Purchases”. Listen med produkter som da vises er sortert for alle produkter i Hydra, med de produktene som Hydra mener har størst behov for å fylles på øverst. Dersom en klikker på et av produktene åpnes en tilsvarende liste, men da kun med varer fra denne leverandøren. Det er en fin måte å starte en bestilling på.

Skjermbildet viser nå øverst hvilken leverandør produktet bestilles fra, og hvilket lager en bestiller varer til. Nedenfor listes alle produkter fra denne leverandøren, sortert med de produktene som haster mest øverst. Som pilene viser på skjermdump over kan en sortere listen på produktkategori og varemerke/brand – samt søke opp spesifikke produkter.

I listen med produkter vises alle produktlinjene på de produktene en ønsker skal vises og som en skal gjøre innkjøp for. Tabellen viser for disse produktene informasjon som antall på lager, totalt tilgjengelig, fysisk på lager, antall i bestilling hos leverandør og antall i salg (kundeordrer). Dette er nyttig informasjon når en skal planlegge antall av varen som skal bestilles.

De 2 røde pilene på skjermdump nedenfor peker på ?, under Qty in po og in sale. Ved å klikke på ? i:
– Qty in po får en et oversiktsbilde som viser antall som er bestilt, og antatt leveringstid på disse
– Qty in sale så får en opp tabell som viser antall solgt pr ordre i valgte tidsrom 10, 30, 90, 150 og 180 dager. Det kan være nyttig å se om det er uvanlig stort avvik i antall artikler pr ordre, for enkelte ordrer.

Lengst til høyre på linjen vises også lead time, samt delivery date/leveringsdato basert på dagens dato og lead time.

Ved å klikke på en varelinje kommer ny linje frem for å legge inn antall som skal bestilles av denne artikkelen. Her kan en endre, og systemet vil basert på informasjon i systemet vise antall stock days du bestiller for. Ved bestilling av 100 stk som vist her, har en nok på lager av denne til 59 dager. Det er også regnet ut hvor mye det vil koste å bestille inn. Sum alle varer bestilt vises nederst. For dette eksemplet er max antall ønsket på lager 8, og min 2. Dersom varen f.eks er en lett tilgjengelig vare med kort leveringstid er det liten grunn til å ha for mange på lager (litt avhengig av fraktkostnad fra leverandør).

Dette gjøres for hver artikkel som en ønsker å bestille denne gangen fra leverandører, fullfører ordrer, og system lager en PDF eller CSV fil. Det kan også settes opp rutiner for sending av fil til leverandør direkte (spesialtilpasning).


Enkelt varemottak

Selve varemottaket er en meget viktig del og må gjøres korrekt for at Hydra skal kunne gi deg kontroll på dine varer. Hydra har gjort denne rutinen enkel og oversiktlig. Dette gjøres i modulen “Warehouse”, som vist på skjermbildet nederst i denne artikkelen.

For mer informasjon om varemottak anbefales denne artikkelen: “Enkelt varemottak i Hydra”.

Det er mange muligheter i innkjøpsmodulen til Hydra – og mye annen god funksjonalitet som hjelper e-handlere å lykkes. Her har vi kort vist hvordan innkjøp håndteres. Ta kontakt så gjør vi en online demo og viser i detalj hvordan Hydra admin fungerer.

 

Oversiktlig admin

Hydra har et oversiktlig admin, med logisk struktur. Skjermbildet til venstre viser hvor en går for å legge inn informasjon på produkter, leverandører/suppliers og merker/brands

Med vennlig hilsen Hydra
Skrevet av Lars Christian Ottesen

 

Denne informasjonen er nyttig, og gir grunnlag for enklere innkjøp og automatiserte prosesser. Selve innkjøpet gjøres i innkjøpsmodulen “Purchases”.

– List

Her vises de innkjøpene som er gjort med informasjon som leverandør, innkjøpsbeløp, ETA (antatt ankomsttid) m.m.
Listen kan også benyttes som hjelp i beregning av likviditet. Kan sorteres på flere måter, blant annet dato – og sum innkjøp i beløp vises.

– Items list

Denne vises med skjermbilder og beskrivelse i rutine over i artikkelen.
Dette er et fint sted å starte en bestilling hos leverandører.

– Create

Her kan en lage innkjøpsordre direkte, velge leverandør og hvilke lager dette skal leveres til (om en har flere lager/leveringssteder)

– Suggestions

Innkjøpsforslag fra Hydra

Selve varemottaket håndteres i modulen “Warehouse”, dette er beskrevet i egen artikkel “Enkelt varemottak i Hydra”.

Siste hendelser
Ny i Hydra-teamet: Bli kjent med Lars
Les mer
Reduser kostnader og få mer fornøyde kunder
Returer og bytte av varer koster varehandelen milliarder årlig, og undersøkelser viser at det går med store ressurser på tvers av avdelinger for å håndtere retur, bytte og kreditering til...
Les mer